Śmierć bliskiej osoby oznacza nie tylko żałobę, lecz także konieczność załatwienia wielu spraw: zgłoszenia zgonu, organizacji pogrzebu, kontaktu z cmentarzem i przekazania informacji pracodawcy. W takiej sytuacji pracownik może skorzystać z płatnego zwolnienia od pracy, potocznie nazywanego urlopem okolicznościowym. Poniżej wyjaśniam, ile dni przysługuje, komu, kiedy można je wykorzystać i jakie dokumenty przygotować.
Po śmierci bliskiej osoby można otrzymać od 1 do 2 płatnych dni wolnych
- 2 dni przysługują po śmierci małżonka, dziecka, rodzica, ojczyma lub macochy.
- 1 dzień obejmuje śmierć rodzeństwa, teściów, dziadków albo osoby pozostającej na utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką pracownika.
- To nie jest urlop wypoczynkowy, lecz zwolnienie od pracy z zachowaniem wynagrodzenia.
- Pracodawcę trzeba powiadomić niezwłocznie, a w nagłej sytuacji najpóźniej w drugim dniu nieobecności.
- Pracodawca może poprosić o potwierdzenie zgonu, najczęściej odpis lub wgląd do aktu zgonu.
Ile dni wolnego przysługuje po śmierci członka rodziny
Wymiar zwolnienia zależy od stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa. Najbliższa rodzina daje prawo do 2 dni wolnych, a w pozostałych wskazanych przepisami przypadkach pracownik otrzymuje 1 dzień.
| Osoba zmarła | Wymiar zwolnienia |
|---|---|
| Małżonek | 2 dni |
| Dziecko pracownika | 2 dni |
| Ojciec lub matka | 2 dni |
| Ojczym lub macocha | 2 dni |
| Brat lub siostra | 1 dzień |
| Teść lub teściowa | 1 dzień |
| Babcia lub dziadek | 1 dzień |
| Inna osoba pozostająca na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką | 1 dzień |
Przepisy mówią o zgonie i pogrzebie, ale nie oznacza to, że za sam zgon i osobno za ceremonię należą się kolejne dni. Limit wynosi łącznie 1 albo 2 dni, zależnie od osoby zmarłej.
Lista jest zamknięta. Śmierć cioci, wujka, kuzyna czy partnera, z którym pracownik nie pozostawał w związku małżeńskim, nie daje automatycznie ustawowego prawa do tego zwolnienia. Firma może jednak przyznać dodatkowe wolne na podstawie regulaminu pracy, układu zbiorowego albo własnych zasad.
Komu przysługuje takie zwolnienie i czego nie obejmuje
Ustawowe zwolnienie dotyczy przede wszystkim osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Korzystają z niego także pracownicy zatrudnieni na podstawie powołania, mianowania lub wyboru, jeżeli przepisy dotyczące ich zatrudnienia nie przewidują odrębnych zasad.
Osoba wykonująca zlecenie albo świadcząca usługi na podstawie umowy cywilnoprawnej nie ma automatycznie takiego uprawnienia. W jej przypadku decyduje treść umowy i uzgodnienia ze zleceniodawcą. Z mojego punktu widzenia zawsze warto sprawdzić także regulamin firmy, bo niektórzy pracodawcy oferują szerszy katalog osób lub więcej dni niż minimum ustawowe.
Osoba pozostająca na utrzymaniu lub pod opieką
Jednodniowe zwolnienie może dotyczyć także osoby niespokrewnionej, ale tylko wtedy, gdy pozostawała na utrzymaniu pracownika albo pod jego bezpośrednią opieką. Sama bliska relacja emocjonalna nie zawsze wystarczy. Kadry mogą poprosić o wyjaśnienie lub dokument potwierdzający taki charakter relacji.
Przykładem może być osoba niesamodzielna, którą pracownik faktycznie się opiekował i finansowo utrzymywał. W trudnej sytuacji najlepiej opisać to krótko we wniosku i zapytać dział kadr, jakie potwierdzenie będzie akceptowane.
Jak zgłosić urlop po śmierci bliskiej osoby
Nie trzeba czekać z informacją do dnia pogrzebu. Jeżeli termin nieobecności jest znany, pracownika powinien uprzedzić pracodawcę i wskazać przewidywany czas wolnego. Nagła śmierć jest jednak sytuacją, której zwykle nie da się wcześniej zaplanować.
- Powiadom przełożonego lub kadry tak szybko, jak to możliwe.
- Podaj przewidywane dni nieobecności.
- Złóż wniosek w formie wymaganej w firmie, papierowo albo elektronicznie.
- Przekaż dokument potwierdzający zgon, gdy pracodawca o niego poprosi.
Przy nagłej nieobecności zawiadomienie powinno nastąpić najpóźniej w drugim dniu nieobecności. Jeżeli regulamin firmy określa konkretny kanał zgłoszeń, na przykład portal kadrowy lub wiadomość do przełożonego, dobrze go zachować, ale w pierwszej kolejności liczy się szybkie przekazanie informacji.
Przeczytaj również: Jak załatwić pogrzeb w Polsce - Krok po kroku, bez stresu
Prosty wzór wniosku
Wniosek nie musi być rozbudowany. Może mieć taką treść:
„Proszę o udzielenie zwolnienia od pracy w związku ze zgonem i pogrzebem mojego ojca w dniach 12 i 15 maja. Dokument potwierdzający zgon przedstawię do wglądu lub przekażę zgodnie z procedurą obowiązującą w zakładzie pracy”.
Daty nie muszą być następujące po sobie, jeśli obie pozostają w bezpośrednim związku ze śmiercią i pogrzebem. Jednego dnia można użyć na organizację ceremonii, a drugiego na udział w pogrzebie lub załatwienie pilnych formalności.
Kiedy można wykorzystać dni wolne
Przepisy nie wskazują sztywnego terminu, na przykład siedmiu czy trzydziestu dni od zgonu. Sens tego zwolnienia wymaga jednak, aby dni wolne pozostawały w bezpośrednim związku ze śmiercią i pogrzebem.
W praktyce uzasadnione mogą być między innymi:
- ustalenie terminu i miejsca pogrzebu,
- załatwianie dokumentów w urzędzie stanu cywilnego,
- organizacja ceremonii z zakładem pogrzebowym,
- udział w pogrzebie,
- podróż do miejscowości, w której odbywa się ceremonia.
Nie trzeba wykorzystywać dwóch dni razem. To szczególnie ważne, gdy formalności są rozłożone w czasie. Trzeba jednak unikać sytuacji, w której wolne jest odległe od wydarzenia i nie da się logicznie wyjaśnić jego związku ze zgonem.
Zwolnienie obejmuje dni, które zgodnie z grafikiem były dla pracownika dniami pracy. Jeżeli pogrzeb odbywa się w sobotę, a sobota jest w grafiku dniem wolnym, nie „zużywa” się na nią dnia zwolnienia. Można natomiast wykorzystać uprawnienie w innym zaplanowanym dniu pracy związanym z organizacją pogrzebu.
Jakie dokumenty trzeba przekazać pracodawcy
Najczęściej podstawą jest odpis aktu zgonu. Dokument może być potrzebny zarówno do potwierdzenia samego wydarzenia, jak i stopnia pokrewieństwa. Część firm prosi o kopię, inne poprzestają na okazaniu dokumentu do wglądu.
W razie nagłej śmierci nie zawsze da się zdobyć akt zgonu przed pierwszym dniem nieobecności. Wtedy najlepiej od razu zgłosić sytuację, a dokument dostarczyć później, po uzgodnieniu z kadrami. Według informacji Zielonej Linii dokumentem potwierdzającym może być właśnie odpis aktu zgonu.
Ze względu na zakres danych osobowych rozsądnie jest zapytać, czy wystarczy okazanie dokumentu. Jeżeli firma wymaga kopii, należy przekazać ją wyłącznie oficjalnym kanałem kadrowym, a nie wysyłać przypadkowo na prywatny adres e-mail.
Czy zwolnienie jest płatne i jak łączy się z innymi urlopami
Za czas zwolnienia pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Jest ono obliczane według zasad stosowanych przy wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy, dlatego pracownik nie powinien traktować tych dni jako urlopu bezpłatnego ani pomniejszenia rocznej puli wypoczynkowej.
Urlop okolicznościowy jest odrębnym uprawnieniem. Nie odejmuje się go z limitu 20 albo 26 dni urlopu wypoczynkowego. Można połączyć go z urlopem wypoczynkowym, jeżeli potrzebny jest dłuższy czas na podróż lub uporządkowanie spraw rodzinnych.
Jeżeli zgon lub pogrzeb przypadały już w czasie urlopu wypoczynkowego, innej usprawiedliwionej nieobecności albo zwolnienia lekarskiego, zwykle nie powstaje prawo do dodatkowych dni za ten sam okres. Nie można też otrzymać zwolnienia za dzień, w którym zgodnie z grafikiem pracownik i tak nie miał pracować.
Gdy dwa dni to za mało, można zawnioskować o urlop wypoczynkowy, urlop bezpłatny albo inne rozwiązanie uzgodnione z pracodawcą. Jeśli żałoba wywołuje poważne problemy zdrowotne, podstawą nieobecności może być także zwolnienie lekarskie wystawione przez lekarza, ale jest to odrębna procedura.
Najważniejsze formalności po śmierci a czas wolny z pracy
W pierwszych dniach łatwo pomylić sprawy, które wymagają osobistej obecności, z tymi, które można załatwić później. Ja radzę najpierw ustalić termin ceremonii, zabezpieczyć dokumenty zmarłego i przekazać pracodawcy krótką, konkretną informację o nieobecności.
- Ustal, kto zajmuje się organizacją pogrzebu i kontaktami z zakładem pogrzebowym.
- Zachowaj odpis aktu zgonu oraz dokumenty potrzebne do spraw urzędowych.
- Uzgodnij z kadrami, czy potrzebny jest wniosek papierowy, elektroniczny czy tylko zgłoszenie.
- Zapisz wykorzystane dni, zwłaszcza gdy nie są następujące po sobie.
- Jeśli potrzebujesz więcej czasu, od razu zapytaj o połączenie zwolnienia z urlopem wypoczynkowym.
Najczęstszy błąd polega na założeniu, że wolne przysługuje za każdego zmarłego członka rodziny albo że można wykorzystać je w dowolnym terminie. Tymczasem znaczenie mają pokrewieństwo, grafik pracy, związek czasowy ze zdarzeniem i potwierdzenie dokumentami.
Po śmierci bliskiej osoby formalności są konieczne, ale nie trzeba wykonywać ich wszystkich jednego dnia. Dobrze wykorzystane zwolnienie pozwala spokojnie zająć się pogrzebem i sprawami urzędowymi, a jasne zgłoszenie do pracodawcy ogranicza dodatkowy stres w już trudnym czasie.
