Śmierć bliskiej osoby oznacza nie tylko żałobę, lecz także konieczność szybkiego załatwienia wielu spraw. Dzień wolny na pogrzeb pozwala uczestniczyć w ceremonii, zająć się formalnościami i wesprzeć rodzinę bez wykorzystywania urlopu wypoczynkowego. Wyjaśniam, komu przysługują 1 lub 2 dni zwolnienia, jak zgłosić nieobecność, jakie dokumenty przygotować i co zrobić, gdy pogrzeb wymaga podróży.
Najważniejsze zasady dotyczące wolnego na pogrzeb
- 2 dni przysługują między innymi po śmierci małżonka, dziecka, rodzica, ojczyma lub macochy.
- 1 dzień obejmuje pogrzeb rodzeństwa, teściów, dziadków albo osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
- Zwolnienie jest płatne i nie pomniejsza puli urlopu wypoczynkowego.
- Dni można wykorzystać osobno, jeśli pozostają w bezpośrednim związku z pogrzebem lub formalnościami.
- Pracodawcy trzeba przekazać dokument potwierdzający zdarzenie, co do zasady w ciągu 7 dni od udzielenia wolnego.
Ile dni wolnych przysługuje na pogrzeb bliskiej osoby
Potocznie mówi się o urlopie okolicznościowym, ale formalnie chodzi o zwolnienie od pracy z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Zasady wynikają z rozporządzenia dotyczącego usprawiedliwiania nieobecności w pracy i dotyczą przede wszystkim osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.
| Osoba zmarła | Wymiar zwolnienia |
|---|---|
| Małżonek, dziecko, ojciec, matka, ojczym lub macocha pracownika | 2 dni |
| Siostra, brat, teściowa, teść, babcia lub dziadek | 1 dzień |
| Inna osoba pozostająca na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką | 1 dzień |
Wymiar nie zależy od tego, jak daleko odbywa się pogrzeb ani jak długo trwa podróż. Jeżeli ceremonia odbywa się w innej części kraju, ustawowe 1 lub 2 dni nadal pozostają takim samym limitem. Dodatkowy czas trzeba uzgodnić z pracodawcą w ramach urlopu wypoczynkowego albo bezpłatnego.
Kiedy wolne nie przysługuje automatycznie
Przepisy nie obejmują każdego członka rodziny. Pogrzeb ciotki, wujka, kuzyna, przyjaciela czy sąsiada sam w sobie nie daje prawa do zwolnienia okolicznościowego. Wyjątkiem może być sytuacja, gdy zmarły pozostawał na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.
Znaczenie ma również dokładna relacja rodzinna. Przykładowo śmierć własnej macochy może uprawniać do 2 dni, natomiast śmierć macochy małżonka nie daje takiego prawa tylko dlatego, że była ona osobą bliską dla współmałżonka. Inaczej będzie, jeśli pozostawała na utrzymaniu pracownika albo pod jego bezpośrednią opieką. W podobnych sytuacjach dobrze wcześniej skonsultować sprawę z działem kadr.
Kiedy można wykorzystać wolne i czy pracodawca może odmówić
Zwolnienie powinno przypadać w terminie, który ma bezpośredni związek ze śmiercią, organizacją pogrzebu lub udziałem w ceremonii. Nie ma obowiązku wykorzystywania wszystkich dni dokładnie w dniu pogrzebu. Jeden dzień można przeznaczyć na załatwienie formalności, a drugi na samą ceremonię, jeśli pracownikowi przysługują 2 dni.
Przepisy nie wskazują sztywnego terminu typu 7 dni od śmierci. Nie oznacza to jednak, że wolne można przesunąć o kilka tygodni bez uzasadnienia. Im późniejszy termin, tym łatwiej pracodawcy zakwestionować jego związek ze zdarzeniem. Ja radzę we wniosku krótko wskazać cel, na przykład przygotowanie pogrzebu albo udział w uroczystości.
Obowiązek pracodawcy
Jeżeli pracownik spełnia warunki określone w przepisach, pracodawca co do zasady musi udzielić zwolnienia. Nie jest to zwykły urlop wypoczynkowy, którego termin może zostać odrzucony z powodu braków kadrowych.
Odmowa może być uzasadniona wtedy, gdy pracownik nie należy do wskazanego kręgu osób, nie potrafi wykazać związku wybranej daty z pogrzebem albo chce wykorzystać wolne w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności. Jeżeli pogrzeb przypada podczas wcześniej rozpoczętego urlopu wypoczynkowego, zwolnienie okolicznościowe zwykle nie tworzy dodatkowych dni wolnych.
Jak zgłosić nieobecność i jakie dokumenty przygotować
Najbezpieczniej złożyć wniosek w formie wymaganej w firmie, czyli papierowo, mailowo albo przez system kadrowy. Gdy termin pogrzebu jest znany, warto zrobić to przed rozpoczęciem nieobecności. Przy nagłej wiadomości o śmierci trzeba jak najszybciej powiadomić przełożonego lub kadry, nawet telefonicznie, a formalny wniosek uzupełnić później.
Dokument potwierdzający prawo do wolnego
Pracodawca może poprosić o dokument potwierdzający zgon i relację z osobą zmarłą. W praktyce może to być odpis aktu zgonu, zaświadczenie od zakładu pogrzebowego o terminie ceremonii albo inny dokument akceptowany przez dział kadr. Czasem potrzebny będzie dodatkowo dokument potwierdzający pokrewieństwo.
Dokument należy przekazać co do zasady w ciągu 7 dni od udzielenia dnia wolnego. Nie ma jednego obowiązkowego wzoru wniosku, dlatego trzeba sprawdzić procedurę obowiązującą u danego pracodawcy. W tak trudnym momencie nie komplikowałbym sprawy długim opisem. Wystarczy wskazać podstawę, termin i relację ze zmarłym.
Przykładowa treść może brzmieć następująco
„Zwracam się z prośbą o udzielenie 2 dni zwolnienia od pracy w dniach 8 i 11 maja z powodu zgonu i pogrzebu mojego ojca. Dokument potwierdzający zdarzenie przekażę zgodnie z obowiązującą procedurą.”
Jeżeli zmarł rodzic, dodatkowe czynności rodzinne i urzędowe mogą wymagać więcej czasu niż sama ceremonia. Przydatny będzie osobny poradnik opisujący formalności po śmierci rodzica, zwłaszcza gdy trzeba równolegle zająć się dokumentami, mieszkaniem i sprawami majątkowymi.
Czy zwolnienie jest płatne i co z umową zlecenia
Za czas zwolnienia okolicznościowego pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia. Nie jest ono potrącane z urlopu wypoczynkowego i nie trzeba później odpracowywać tych godzin. Wynagrodzenie ustala się według zasad stosowanych przy wynagrodzeniu za urlop wypoczynkowy.
Inaczej wygląda sytuacja osoby pracującej na umowie zlecenia, umowie o dzieło albo w ramach działalności gospodarczej. Przepisy o zwolnieniu okolicznościowym dotyczą stosunku pracy, dlatego przy umowie cywilnoprawnej wolne nie przysługuje automatycznie. Zleceniobiorca może jednak uzgodnić przerwę ze zleceniodawcą, jeśli pozwala na to umowa lub zwyczaj przyjęty w firmie.
Także praca zdalna nie odbiera prawa do zwolnienia. Jeżeli pracownik jest zatrudniony na etacie, miejsce wykonywania pracy nie ma tu znaczenia. Nie powinien jednak samodzielnie uznać, że skoro pracuje z domu, to wystarczy ograniczyć dostępność na kilka godzin. Trzeba zgłosić pełne albo częściowe zwolnienie zgodnie z ustaleniami kadrowymi.
Jak połączyć udział w pogrzebie z innymi formalnościami
Jedno lub dwa dni mogą nie wystarczyć, gdy trzeba dojechać kilkaset kilometrów, odebrać dokumenty, spotkać się z zakładem pogrzebowym i pomóc rodzinie. W takiej sytuacji najlepiej rozdzielić zadania. Zwolnienie okolicznościowe przeznaczyć na czynności bezpośrednio związane ze zgonem, a pozostały czas uzgodnić jako urlop wypoczynkowy lub bezpłatny.
Nie warto wpisywać we wniosku wszystkich spraw spadkowych, bankowych i podatkowych jako uzasadnienia dla tego samego dnia. Część z nich może nie mieć już bezpośredniego związku z pogrzebem. Na przykład kwestie dotyczące zgłoszenia zgonu w urzędzie skarbowym wymagają osobnego sprawdzenia, bo obowiązki zależą od sytuacji zmarłego i spadkobierców.
Przeczytaj również: Czy zgon trzeba zgłosić w urzędzie skarbowym? Co dalej?
Podróż na pogrzeb
Prawo pracy nie przewiduje osobnego dodatku za czas przejazdu na pogrzeb. Jeżeli podróż uniemożliwia powrót do pracy tego samego dnia, trzeba zaplanować dodatkowy dzień wolny albo uzgodnić zmianę grafiku. W firmach zmianowych pomocne bywa także zamienienie się zmianą, ale powinno odbywać się to za zgodą przełożonego.
Gdy ceremonia odbywa się w sobotę, niedzielę lub inny dzień, w którym pracownik nie miał zaplanowanej pracy, nie można traktować tego automatycznie jako utraty dnia ustawowego zwolnienia. Inaczej może być, jeśli pracownik miał w tym dniu zaplanowaną zmianę. Decydujący jest rzeczywisty rozkład czasu pracy, a nie sam dzień tygodnia.
Jak odzyskać trochę przestrzeni na najtrudniejsze dni
Najważniejsze jest szybkie powiadomienie pracodawcy, poprawne wskazanie relacji ze zmarłym i dostarczenie dokumentu w wymaganym terminie. Jeśli 1 lub 2 dni nie wystarczą, najlepiej od razu połączyć je z urlopem wypoczynkowym albo innym uzgodnionym zwolnieniem, zamiast ryzykować nieusprawiedliwioną nieobecność.
W sprawach kadrowych nie trzeba ujawniać więcej informacji, niż wymaga potwierdzenie prawa do wolnego. Krótki wniosek, kontakt z działem kadr i zachowanie dokumentów pozwalają zamknąć formalności bez dodatkowego napięcia w czasie, który i tak jest dla rodziny bardzo trudny.
